Privacy Statement
Privacy Statement JansApp
I. Algemeen
I.1 JANS HUISARTSEN
Deze privacyverklaring JansApp is opgesteld ten behoeve van de huisartspraktijken van Jans Huisartsen, zijnde:
- Jans Huisartsen Rotterdam Kralingen BV
- Jans Huisartsen Rotterdam Centrum BV
- Jans Huisartsen Rotterdam Zuidplein BV
Ieder van deze praktijken zal in deze privacyverklaring verder zelfstandig worden aangeduid als ‘Jans Huisartsen’.
I.2 Verwerkingsverantwoordelijke
Binnen de groep van bovengenoemde vennootschappen is Jans Huisartsen Rotterdam Kralingen BV aangesteld om de doelen en middelen vast te stellen waarvoor, en op basis waarvan, door de huisartsenpraktijken van Jans Huisartsen persoonsgegevens worden verwerkt binnen, dan wel door gebruik van, de JansApp.
Jans Huisartsen is dan ook als verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) aan te merken wat betreft het gebruik van, en de verwerkingen binnen, JansApp, door de patiënten van de huisartspraktijken van Jans Huisartsen.
De contactgegevens van Jans Huisartsen Rotterdam Kralingen BV zijn:
Adres: Struisenburgstraat 46, 3063 BR Rotterdam
Telefoon: 010-3116010
E-mail: info@janshuisartsen.nl
KvK: 81943938
AGB: 01009638
Hieronder zal Jans Huisartsen Rotterdam Kralingen BV steeds worden aangeduid als ‘Jans Huisartsen RK’
I.3 Informatieplicht
Op Jans Huisartsen RK rust – als verwerkingsverantwoordelijke – de verplichting om de personen van wie Jans Huisartsen persoonsgegevens verwerkt te informeren over het hoe en waarom van die verwerkingen. Aan deze informatieplicht voldoet Jans Huisartsen RK door middel van deze privacyverklaring ten aanzien van de verwerkingen die plaatsvinden bij het gebruik van de JansApp.
I.5 Wijzigingen
Deze privacyverklaring is vastgesteld op @ juni 2023. Jans Huisartsen RK kan deze verklaring in de toekomst aanpassen. Indien Jans Huisartsen RK deze verklaring aanpast zal de gewijzigde privacyverklaring op de website van Jans Huisartsen (www.janshuisartsen.nl) worden gepubliceerd, met vermelding van de datum waarop de wijzigingen ingaan. Als sprake is van wijzigingen die één of meer betrokkenen in aanmerkelijke mate kunnen treffen, dan doet Jans Huisartsen RK haar best om die betrokkenen hierover ook direct te informeren.
II. JansApp
JansApp heeft als doel een laagdrempelig en toegankelijk platform te bieden waarmee patiënten contact kunnen leggen met de praktijken van Jans Huisartsen ten aanzien zorg gerelateerde en niet-zorg gerelateerde vragen.
Gebruik van JansApp is vrijwillig en is alleen mogelijk indien uw Jans Huisartsen toestemming hebt gegeven om uw persoonsgegevens – en daarmee waarschijnlijk ook gegevens betreffende uw gezondheid – via deze instant messaging service te verwerken. Deze toestemmingen zal u voorafgaand aan het gebruik van JansApp worden gevraagd.
Wilt u JansApp niet gebruiken, geen probleem. U kunt Jans Huisartsen ook gewoon bereiken via de telefoon met al uw vragen.
JansApp dient als middel:
- om eenvoudig digitaal contact te leggen met Jans Huisartsen in het kader van niet-zorg gerelateerde vragen;
- om digitaal zorg aan u te bieden, indien deze zorg digitaal kan worden verleend..
De relevante (niet-)zorg gerelateerde gegevens die u verstrekt via JansApp worden opgeslagen in ons Huisarts Informatie Systeem (HIS) en de chats in de JansApp worden ook maar 1 maand bewaard en automatisch verwijderd. Bij de zorg die Jans Huisartsen aan u biedt, zijn en blijven de gegevens in het Huisarts Informatie Systeem (HIS) altijd leidend.
JansApp is niet bedoeld om digitaal complexe zorg te bieden die beter fysiek kan worden geboden in één van de praktijken. In geval van complexe zorg zal u worden gevraagd naar één van de praktijken van Jans Huisartsen te komen voor een fysiek consult.
III. Doeleinden en Middelen
Jans Huisartsen verwerkt uw persoonsgegevens voor onderstaande doeleinden en met de onderstaande middelen indien:
- u een accountant voor de JansApp aanmaakt;
- u gebruik maakt van de JansApp; en
- uw gegevens door middel van de JansApp worden verzonden.
In dit onderdeel van de privacyverklaring hebben de volgende begrippen de betekenis zoals hieronder vermeld:
Accounthouder: een patiënt van Jans Huisartsen die een account in de JansApp heeft aangemaakt;
Betrokkene(n): de (categorieën van) betrokkene(n) zoals genoemd in de privacyverklaring.
Bericht: een via de JansApp verzonden bericht, dat woorden, foto’s, video’s en/of spraak kan bevatten.
Bijzondere persoonsgegevens: persoonsgegevens over gezondheid, medische gegevens, genetische gegevens, gegevens over seksleven of seksuele geaardheid, gegevens waaruit raciale of etnische afkomst, politieke opvattingen, religieuze of filosofische overtuigingen of vakbondslidmaatschap blijken, de verwerking van biometrische gegevens voor het doel van de unieke identificatie van een natuurlijke persoon en persoonsgegevens over gevoelige familie- en financiële omstandigheden, opgenomen in een Bericht;
Derde: een natuurlijk persoon niet zijnde een Gebruiker, zoals uw (minderjarig) kind, levenspartner, familielid of huisgenoot;
Persoonsgegevens: alle informatie met betrekking tot een Betrokkene, niet zijnde Bijzondere persoonsgegevens, opgenomen in een Bericht.
Als u de JansApp gebruikt dan kunnen uw persoonsgegevens voor de onderstaande doeleinden en met behulp van de onderstaande middelen door ons worden verwerkt:
A. Doeleinden en grondslagen
| Doeleinde | grondslag | |
| 1 | het aanmaken van een account voor u in JansApp |
|
| 2 | het communiceren tussen Jans Huisartsen en u door middel van het versturen van berichten via JansApp in het kader van zorg en niet-zorg gerelateerde vragen |
|
| 3 | het opnemen van (Bijzondere) Persoonsgegevens – gecommuniceerd door u via Berichten – in het Huisarts Informatie Systeem en/of CRM-systeem van Jans Huisartsen |
|
| 4 | het voorzien van Jans Huisartsen van geaggregeerde managementinformatie over het gebruik van JansApp |
|
| 5 | de beveiliging, controle en het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik, en het voorkomen van inconsistentie en onbetrouwbaarheid, van de (Bijzondere) Persoonsgegevens binnen JansApp en de continuïteit en goede werking van JansApp. |
|
Voor zover de grondslag voor verwerking van persoonsgegevens voor een doeleinde is gebaseerd op het bestaan van een gerechtvaardigd belang (afweging belang van Jans Huisartsen vs. belang van u als gebruiker van JansApp), wordt hieronder het gerechtvaardigd belang van Jans Huisartsen of derde (per doeleinde) geformuleerd:
| Doeleinde | Gerechtvaardigd belang | Van wie? |
| A.4 | Jans Huisartsen in staat te stellen op basis van geaggregeerde informatie hoe JansApp binnen Janshuisartsen functioneert | Jans Huisartsen |
B. Middelen
B.1 (Categorieën van) betrokkenen
Jans Huisartsen maakt in het kader van de verwerkingen die plaatsvinden als gevolg van gebruik van de JansApp onderscheid van de volgende groepen van betrokkenen:
| 1 | Accounthouder |
2 | Derde |
B.2 (Categorieën van) persoonsgegevens
Jans Huisartsen kan de volgende (categorieën van) persoonsgegevens per doeleinde verwerken indien u de JansApp gaat gebruiken.
| Doeleinde | (Categorieën van) persoonsgegevens |
| A.1 | Accounthouder:
|
| A.2 | Accounthouder:
Derde:
|
| A.3 |
|
| A.4 |
|
| A.5 |
|
Toelichting A.1
Onderdeel van de inloggegevens is uw wachtwoord. Jans Huisartsen heeft geen toegang tot het door u aangemaakte wachtwoord. Deze worden in een afgeschermde en beveiligde omgeving beheerd door Amazon Cognito (een authenticatie- en autorisatieplatform voor toegang tot apps). Indien u uw wachtwoord bent vergeten, zal Jans Huisartsen binnen dat systeem slechts kunnen worden aangeven dat voor u de procedure in gang moet worden gezet om een nieuw wachtwoord aan te maken.
C. Verplichting tot verstrekking van persoonsgegevens
De verstrekking van bepaalde persoonsgegevens is noodzakelijk als u gebruik wenst te gaan maken van JansApp. Persoonsgegevens die voor Jans Huisartsen noodzakelijk zijn om u instaat te stellen JansApp te gebruiken, zijn onder B aangegeven met een *. Mocht u deze gegevens niet willen verstrekken aan Jans Huisartsen dan kunt geen gebruik maken van JansApp.
D. (Categorieën) van ontvangers
De volgende (categorieën van) ontvangers kunnen in het kader van het gebruik van de JansApp persoonsgegevens van u ontvangen:
| (Categorieën van) ontvangers | |
| Intern | Extern |
|
|
|
|
| |
E. Bron van de persoonsgegevens
De persoonsgegevens die Jans Huisartsen van u als klant verwerkt, zijn afkomstig van, dan wel kunnen afkomstig, zijn van:
| Bron van de persoonsgegevens |
|
|
F. Bewaartermijnen
Jans Huisartsen bewaart uw persoonsgegevens gedurende onderstaande perioden. Na verloop van deze bewaartermijnen worden de betreffende persoonsgegevens verwijderd/vernietigd door Jans Huisartsen.
| Doeleinde | Bewaartermijn |
| A.1 | de persoonsgegevens worden niet langer dan zes (6) maanden bewaard, gerekend vanaf de dag waarop een Accounthouder zich uitschrijft bij Jans Huisartsen, waarbij geldt dat Jans Huisartsen tweemaal per jaar (in de eerste week van januari en de eerste week van juli) centraal deze persoonsgegevens verwijderd. |
| A.2 | de Berichten, logging gegevens en communicatiegegevens worden in de JansApp niet langer bewaard dan één (1) maand, gerekend vanaf de dag dat een betreffend Bericht is verzonden. de overige persoonsgegevens voor dit doeleinde worden bewaard zolang ze relevant en bruikbaar zijn voor Jans Huisartsen, doch niet langer dan twee (2) jaar, gerekend vanaf het einde van het kalenderjaar waarin deze gegevens zijn verkregen door Jans Huisartsen. |
| A3 | Gezondheidsgegevens en medische gegevens worden bewaard voor een periode van twintig (20) jaar, gerekend vanaf het moment dat voor het laatst een wijziging in het dossier van Accounthouder of Derde heeft plaatsgevonden. De overige persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan twee (2) jaar, gerekend vanaf het moment dat Accounthouder of Derde zich uitschrijft bij Jans Huisartsen. |
| A.4 | de geaggregeerde gegevens worden bewaard zolang ze relevant en bruikbaar zijn voor Jans Huisartsen |
| A.5 | de persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan één (1) maand nadat ze zijn verkregen voor dit doeleinde, tenzij het langer bewaren van deze persoonsgegevens noodzakelijk is om een vastgesteld incident af te handelen. |
Voor de duidelijkheid: de indeling van bovenstaande tabel is gebaseerd op de verschillende doeleinden waarvoor de persoonsgegevens worden verwerkt bij gebruik van JansApp. Een aantal persoonsgegevens worden ten behoeve van verschillende doelen verwerkt. Indien een bepaald persoonsgegeven ten behoeve van een bepaald doeleinde niet langer wordt bewaard en zal worden verwijderd, kan het echter zo zijn dat dat persoonsgegeven in het kader van een ander doeleinde nog wel relevant is en om die reden bewaard blijft in JansApp. Het kan daarnaast ook zo zijn dat Jans Huisartsen bepaalde persoonsgegevens ook verwerkt voor doeleinden anders dan in het kader van het gebruik van JansApp. Zo bewaart Jans Huisartsen natuurlijk onder andere uw gegevens in het HIS en haar CRM-systeem.
Dus slechts indien ten aanzien van een persoonsgegeven alle daarop betrekking hebbende bewaartermijnen zijn verstreken, verdwijnt dat persoonsgegeven definitief uit alle systemen van Jans Huisartsen.
IV. Doorgifte persoonsgegevens aan SendBird
De persoonsgegevens die Jans Huisartsen van u verwerkt doordat u gebruik maakt van JansApp worden verzonden via, en opgeslagen en bewaard op, een server die in Europees Economische Ruimte (EER) staat. Ieder Bericht verzonden en ontvangen met JansApp komt terecht op die server.
De wijze waarop JansApp heeft ingericht en gebruikt, maakt dat Jans Huisartsen geen support vanuit Sendbird (de maker van de techniek achter de JansApp) behoeft. Die support wordt door Jans Huisartsen dan ook niet afgenomen. Het zou in theorie zeer incidenteel kunnen voorkomen dat Jans Huisartsen – indien zich een technisch probleem voordoet met betrekking tot de infrastructuur van JansApp – wel support behoeft en toegang geeft aan SendBird Korea (SendBird) tot de omgeving van JansApp om technische ondersteuning te kunnen bieden. SendBird Korea verstrekt deze ondersteuning vanuit Zuid-Korea. Dit houdt in dat SendBird in dat geval vanuit de Zuid-Korea inzage zou krijgen in het technische gedeelte van JansApp. Deze toegang zal Jans Huisartsen overigens iedere keer opnieuw en eenmalig actief aan SendBird moeten verstrekken, waarbij SendBird alleen in ‘view mode’ toegang krijgt tot dat deel van de omgeving van JansApp. SendBird Korea kan dan alleen zien wat er gebeurt en kan geen gegevens wijzigen, aanpassen of verwijderen.
SendBird Korea zou bij het verlenen van deze – zeer incidentele – technische ondersteuning aan Jans Huisartsen nadrukkelijk geen toegang krijgen tot de inhoud van de Berichten. Dit laat onverlet dat SendBird inzage zou kunnen krijgen in andere persoonsgegevens dan de persoonsgegevens in de Berichten. Om die reden zou in die zeer incidentele gevallen toegang door Sendbird Korea in de omgeving van JansApp in het kader van support door Jans Huisartsen wel kunnen worden aangemerkt als een doorgifte van Persoonsgegevens naar Zuid-Korea (en dus buiten de EER).
Voor doorgifte van persoonsgegevens naar Zuid-Korea bestaat een adequaatheidsbesluit. Dit houdt in dat de bescherming van uw persoonsgegevens in Zuid-Korea gelijk wordt geacht aan de bescherming die de AVG biedt en daarmee als een passend niveau van gegevensbescherming is vastgesteld.
V. Verwerkingen gebaseerd op uw toestemming
Jans Huisartsen verwerkt uw persoonsgegevens binnen de JansApp onder meer op basis van de grondslag dat u uitdrukkelijke toestemming hebt gegeven aan Jans Huisartsen voor die verwerkingen. U heeft te allen tijde het recht deze toestemming weer in te trekken. Intrekking van uw toestemming kan via de JansApp of via e-mail (privacy@janshuisartsen.nl).
Mocht u uw toestemming intrekken dan zal Jans Huisartsen uw persoonsgegevens niet meer verwerken voor het doel waarvoor u toestemming had gegeven. Het intrekken van uw toestemming doet niets af aan de rechtmatigheid van de verwerking van uw persoonsgegevens vóórafgaand aan de intrekking van uw toestemming.
U kunt in dit geval natuurlijk ook besluiten de JansApp niet meer te gebruiken en eventueel te verwijderen van uw telefoon of tablet.
VI. Persoonsgegevens van Derde
Het is mogelijk dat u via de JansApp persoonsgegevens van een ander dan uzelf aan Jans Huisartsen verstrekt. Jans Huisartsen gaat ervan vanuit dat in dat geval:
- u ouder of voogd bent van die persoon (Derde) en die persoon jonger is dan 16 jaar; of
- u de toestemming van deze persoon heeft verkregen om de persoonsgegevens die hem/haar/hen betreffen aan Jans Huisartsen te verstrekken
Indien blijkt dat u niet de ouder of voogd bent van de betreffende persoon en/of deze persoon ouder is dan 16 jaar, dan wel dat u van deze persoon geen voorafgaande toestemming hebt verkrijgen, is Jans Huisartsen – na u eerst gewaarschuwd te hebben – bevoegd u het gebruik van de JansApp (tijdelijk) te ontzeggen.
VII. Ouder dan 16 jaar
Het gebruik van de JansApp is slechts toegestaan door patiënten van Jans Huisartsen die 16 jaar of ouder zijn. Bij het aanmaken van een account voor de JansApp controleert Jans Huisartsen de leeftijd van de gebruiker. Indien de leeftijd jonger is dan 16 jaar zal er geen account worden verstrekt door Jans Huisartsen.
VIII. Geautomatiseerde besluitvorming
Jans Huisartsen maakt in het kader van enige besluitvorming aangaande het gebruik van JansApp ten aanzien van u geen gebruik van volledig geautomatiseerde besluitvormingsprocessen.
IX. Uw rechten als betrokkene
Als gebruiker van de JansApp heeft u wat betreft de verwerking van uw persoonsgegevens door Jans Huisartsen in dit verband te allen tijde het recht om (bij) Jans Huisartsen RK:
- u inzage te laten geven in de persoonsgegevens die Jans Huisartsen van u verwerkt (inzagerecht);
- uw persoonsgegevens te laten rectificeren als deze onjuist zijn (correctierecht);
- uw persoonsgegevens te laten wissen (verwijderingsrecht/recht op vergetelheid);
- de verwerking van uw persoonsgegevens te laten beperken (recht op beperking van verwerking);
- bezwaar te maken tegen de verwerking van (bepaalde van) uw persoonsgegevens (recht van bezwaar);
- uw persoonsgegevens aan Jans Huisartsen te laten verstrekken, dan wel uw persoonsgegevens aan een andere verwerkingsverantwoordelijke te laten verstrekken (recht op dataportabiliteit).
Bovengenoemde rechten volgen uit de AVG. Deze rechten zijn niet altijd van toepassing. Voor de uitoefening van sommige rechten zal sprake moeten zijn van specifieke omstandigheden om daar een beroep op te kunnen doen. Jans Huisartsen verwijst voor deze specifieke omstandigheden naar artikel 15 t/m 18, 20 en 21 AVG.
Indien u gebruik zou willen maken van uw rechten kunt u een bericht via de JansApp of een e-mail sturen aan Jans Huisartsen RK (privacy@janshuisartsen.nl) met daarin beschreven van welk recht u gebruik maakt en op welke persoonsgegevens het verzoek betrekking heeft.
In het geval u Jans Huisartsen RK een e-mail stuurt waarbij gebruik maakt van de hier genoemde rechten, kan u gevraagd worden zich te identificeren. De reden hiervoor is dat Jans Huisartsen RK zeker dient te zijn dat zij daadwerkelijk de persoonsgegevens verstrekt (of op andere wijze verwerkt) op verzoek van de betrokkene die daar om verzoekt. Slechts indien het redelijkerwijs niet anders kan, kunnen we u vragen zich te identificeren door middel van uw legitimatiebewijs.
Mocht Jans Huisartsen RK een verzoek van u om een van bovengenoemde rechten uit te oefenen niet honoreren dan onderbouwt Jans Huisartsen schriftelijk waarom zij dat niet doet, dan wel kan doen.
X. Klachten
Mocht u onverhoopt een klacht hebben over de wijze waarop Jans Huisartsen met uw persoonsgegevens omgaat, dan probeert Jans Huisartsen dat graag eerst met u zelf op te lossen. U kunt in dat geval contact opnemen met ons via JansApp, e-mail (privacy@janshuisartsen.nl) of telefoon (010-3116010).
Het staat u – in geval van een klacht ten aanzien van de wijze waarop Jans Huisartsen uw persoonsgegevens verwerkt – echter ook vrij direct een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) of de Stichting Klachten & Geschillen Eerstelijnszorg (SKGE).